Hace poco hablábamos de que las redes sociales podían ser un auténtico agujero negro, y decíamos que, ante cualquier aviso o demanda, el mantra era:
—Envíamelo al email.
Sin embargo, el email también hay que gestionarlo.
Y, como te descuides, puede ser otro GRAN agujero negro, tanto por las notificaciones que te cortan todo el *flow* como por el despiporre que se te genera en la bandeja de entrada.
Telita marinera… que hoy vamos a cortar a tijeretazo limpio.
Cómo gestionar tu buzón cuando RECIBES
Hay dos formas de gestionar el email cuando eres tú quien lo recibe.
La clásica —y la que usa aquí, servidora, María— es la de Gmail, la automática. En plan: Principal VS Social VS Promociones. O, a lo sumo, leídos VS no leídos.
Esto puede funcionarte si quieres una bandeja de inbox a 0 y no tienes chorrocientos emails importantes… pero lo cierto es que Esther tiene una forma MUY diferente de pensar.
No le ve tanta utilidad a lo automático, así que te propone el uso de etiquetas, reglas y filtros que automaticen el mantenimiento de la bandeja en orden.
Es auténtica paz mental tener una carpeta solamente para facturas y que, cuando llega el día de entregárselas al gestor, no tengas que buscar ni una sola.
(Y oye, algo de razón lleva. 😂)
«Si puedes responder en menos de dos minutos, responde y lo dejas hecho. Si tienes que resolver algo urgente, señálalo en rojo y conviértelo en tarea prioritaria. Crea tu propia forma de administrarte».
Desde luego, aquí la reina es Esther —en este episodio María se dio cuenta de que tiene más ruido de la cuenta en la bandeja de entrada—, así que vamos con unos consejitos fáciles de seguir y de implementar para que el email NO sea un agujero negro donde pierdes el tiempo, los papeles y las facturas.
7 tips superconcretos sobre gestionar el mail tanto al recibir como al emitir o responder
Varios puntos.
- Atiende el correo en dos o tres momentos al día. Nada de tenerlo constantemente abierto. Puedes elegir el momento de antes de comer, y antes de cerrar la jornada, por ejemplo.
- Elimina las notificaciones. Son un robo de atención innecesario.
- Adapta el email a tu tipo de trabajo.
- Diseña plantillas de respuesta a emails base, como cuando te piden presupuesto; siempre dices lo mismo y ofreces los mismos pasos. Crea una base y tunéala cada vez que lo necesites, en lugar de crearla de cero. Tienes las plantillas de Gmail, en caso de que no tengas WIKI o manual de procesos documentados todavía.
- Aprovecha los tiempos muertos (como la espera en el médico) y léete las newsletters más o menos cortas a las que te hayas suscrito.
- Utiliza herramientas de programación de envíos cuando quieres dejarte hecho el trabajo y respetar tu política de trabajo. Esto también evita que el email se convierta en un chat improvisado.
- Sé claro, concisa y ve al grano.
La clave, tanto al enviar como al responder, es que tu email no genere la sensación de: «¿y ahora qué?»
Usar la redacción para agilizar y aligerar el correo electrónico (y no perder el tiempo enviando y reenviando emails)
Aplicando un poquito de copy (que, recuerda, es una forma de utilizar las palabras para llevar a una persona a que actúe) y de sentido común, puedes ahorrar tiempo y quebraderos de cabeza.
Para ello, asegúrate al escribir de que:
- la persona se dé cuenta de cuál es el tema a realizar, gestionar o solucionar. Sin trabas.
- Comprenda qué es lo que quieres conseguir, lo que necesitas o lo que le pides en el mensaje.
- Sepa exactamente qué tiene que hacer, para que la respuesta sea eficiente y no mareante.
Estructura para no perder el tiempo: motivo, meollo, problema, solución, acción (o no acción) propuesta.
Dejar las cosas claras es paz mental, tranquilidad y eficiencia.
En el episodio también hablamos de:
- Cómo agilizar la administración de tus facturas con el email.
- Un truco para evitar compartir archivos y petar la bandeja de emails con adjuntos.
- El enfoque definitivo para que las listas de correo y newsletters no sean una pérdida de tiempo.
Recursos relacionados y mencionados en el episodio:
Si te ha gustado:
- Invítanos a un café.
- O mejor: conviértete en mecenas.
- Y, cómo no: comparte sin remilgos.
Esther y María
